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齐鲁师范学院国际会议申办程序和注意事项
发布日期: 2016-07-30 浏览次数:

 

随着学校的发展和国际化进程的不断深入,我校各二级学院及科研机构的对外教育合作与学术交流活动日渐频繁。为规范举办国际学术会议申报程序,提高会议的质量及效益,根据上级有关部门文件精神,校内单位承办国际会议申报手续及有关注意事项如下: 

一、国际会议申报程序 

1.国际交流合作处(以下简称国际处)负责我校国际学术会议的申报及管理工作。 

2.申办单位应于上一年度11月底之前,将举办国际会议的申请提交至国际处,国际处于12月底前向山东省外事办公室提交申请。在得到山东省外事办公室批复后,申办单位应提前4个月(涉台的应提前7个月)提交《齐鲁师范学院国际及台港澳学术会议审批表》,经院(部)、直属科研机构负责人签字盖章后报校国际处。经学校相关职能部门研究并报学校批准后,由国际处负责行文报上级主管部门审批。 

3.关于举办国际会议的《齐鲁师范学院国际及台港澳学术会议审批表》应包含如下内容: 

A.申办、承办、举办国际会议的必要性;

B.主办单位及协办单位的名称

C.举办会议的背景、主要议题与内容

D.会议名称、举办日期、会期、地点(城市); 

E.与会人员范围、总数及外宾人数(名单、国籍、工作单位、职务、出席身份)

F.会议日程;

G.经费来源;

H.相关涉台和其他敏感问题及对策,有关国际组织情况等,并附有关背景材料

I.台湾参会代表必须报送相关的背景材料

二、会议筹备 

(一) 申办单位收到会议批复后,由会议秘书处负责向出席会议的境外代表发正式邀请函。需山东省人民政府邀请函申请签证者,由国际处负责办理相关手续,有关事项参见“如何办理邀请来华人员邀请函”; 

(二) 申办单位负责落实经费来源、会场及会议所需设施,并应及早召集会议筹备人员及相关单位,协调分工,认真、仔细地做好会前的各项准备工作,确保达到预期效果。 

三、会务及注意事项 

(一)举办国际学术会议,一般不邀请非建交国家的代表参加;如果有代表主动要求参加,应予以婉拒。如确有与会的必要,申办单位应及时将该与会代表的简历等背景材料报学校国际处,并按规定逐级向上申报; 

(二)如邀请台湾代表参会,应及时向学校台港澳办公室说明,并将代表的背景材料报学校台港澳办公室,台湾代表的论文或发言稿件要认真检查。拒绝台独言论。反对一中一台; 

(三) 对涉及重大敏感问题的国际学术会议及拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,申办单位要从政治上权衡利弊,并严格按报批程序申报; 

(四)未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得向与会代表发出邀请。对外方提议协办或联合主办的国际学术会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝; 

(五)申办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表; 

(六) 申办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与学校国际处联络,不得随意对外表态; 

(七)若会议级别较高,拟邀请国内、外重要人士参会,申办单位应提前3个月将人员名单及背景材料报学校国际处,由国际处协调安排接待及校领导会见等事宜; 

(八)申办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全; 

(九) 申办单位应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等,会议结束后连同会议总结报学校国际处汇总后,由学校综合档案室存档;

(十) 举办国际会议应厉行节约,严格按照国家有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的; 

(十一) 凡由我校举办的国际学术会议都应以“齐鲁师范学院”冠名。 

本办法自公布之日起执行,由学校国际处负责解释。

 

 

 

                                                                                          国际交流合作处

                                                                                           201676

 

 


附件下载:
齐鲁师范学院国际及台港澳学术会议审批表

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